Viele von euch hassen Excel, Listen, technischen Kram und Bürokratie. Das ist verständlich, doch wie man so schön sagt: „Nützt aber nix.“ Es muss halt trotzdem getan werden.

Um etwas Licht in den dunklen Wald zu bringen, habe ich euch in diesem Blogartikel die einzelnen Bestandteile der Risikoanalyse für Selfpublisher und Selfpublisherinnen zusammengestellt und euch Checklisten und Vorlagen für eure Risikoanalysen in einem Downloadbereich bereitgestellt. Dabei gibt es einmal den Abschnitt für diejenigen von euch, die selbst drucken lassen und ihre Bücher über Barsortimente, Verlagsauslieferungen etc. vertreiben, einen weiteren Abschnitt, in dem ich zeige, wie die Risikoanalyse für diejenigen aussieht, die über Print in Demand (PoD) veröffentlichen, und zuletzt noch eine Abhandlung über die Risikoanalyse für Merchandise-Artikel und Werbemittel.

Bitte beachtet: Dieser Leitfaden sowie die Mustervorlagen im Downloadbereich ersetzen keine rechtliche Beratung und erheben keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Es handelt sich lediglich um Vorschläge. Bitte informiert euch genau über die jeweiligen Anforderungen, die an die Risikoanalyse für eure Bücher oder sonstigen Produkte gestellt werden, insbesondere bei Verwendung besonderer Materialien, Farben oder Beigaben oder bei Kinder- oder Sach-/Fachbüchern, elektronischen Beigaben oder Spielzeug.

Inhalt dieses Artikels

Wie führe ich eine Risikoanalyse durch, wenn ich Bücher selbst drucken lasse und vertreibe?

Die Risikoanalyse bei Veröffentlichung im PoD-Verfahren

Die Risikoanalyse für Werbemittel und/oder Merchandise-Produkte, die ihr herstellen lasst und vertreibt, verlost oder verschenkt

Die Risikoanalyse für Bücher, die ihr selbst selbst drucken lasst und vertreibt?

Eine Risikoanalyse besteht aus mehreren systematischen Schritten, die darauf abzielen, mögliche Gefahren eines Produkts zu identifizieren, diese zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu definieren. Im Folgenden habe ich euch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erarbeitet, wie ihr eine solche Risikoanalyse durchführen könnt.

Vorbereitung und Zieldefinition

Stellt sicher, dass euer Produkt den Anforderungen der Produktsicherheitsverordnung entspricht und keine Gefahr für Verbraucher darstellt.
Definiert, dass ihr ein gedrucktes Buch bewertet.

Produktbeschreibung

Beschreibt das Produkt und seine Bestandteile im Detail:

Name des Buches, ggf. ISBN oder DOI (oder eine selbst vergebene Artikelnummer, wenn keine ISDBN vergeben wird)

Art des Papiers, Druckfarben, Bindung, Verpackung

Beispiel
Mein erster Roman, ISBN 978-3-xxxxx-xxx-x, gedrucktes Buch, Softcover, 150 Seiten, gedruckt auf FSC-zertifiziertem Papier, Klebebindung, schadstofffreie Druckfarben

Wenn die Bücher von der Druckerei aus einzeln in Folie eingeschweißt oder mit Banderolen gebündelt werden, sollte dies ebenfalls angegeben werden.

Identifikation von Risiken

Überlegt euch, welche Gefährdungen vom Produkt ausgehen könnten.

Mechanische Risiken: Verletzungen durch scharfe Kanten (gedruckte Bücher)

Chemische Risiken: Schadstoffe in Papier oder Farben

Thermische Risiken: Entflammbarkeit des Materials

Inhaltliche Risiken: Urheberrechtsverletzungen oder fehlerhafte oder fehlende Informationen zu Copyright, Lizenzen (z.B. bei verwendeten Bildern) oder zu rechtlichen Voraussetzungen, Anwendungs- oder Nutzungshinweisen (relevant hauptsächlich bei Ratgebern und wissenschaftlichen Werken).

Bewertung der Risiken

Jedes Risiko wird nun anhand von zwei Kriterien bewertet:

  • Wahrscheinlichkeit des Auftretens:
    • Niedrig: Selten bis unwahrscheinlich.
    • Mittel: Möglicherweise vorkommend.
    • Hoch: Sehr wahrscheinlich.
  • Schwere der Folgen:
    • Gering: Keine oder geringe Verletzungen.
    • Mittel: Moderate Auswirkungen, z. B. kleinere Verletzungen.
    • Hoch: Ernsthafte gesundheitliche oder rechtliche Konsequenzen.

Beispiel für Bücher:

Risiko: Papier-Schnitt

  • Wahrscheinlichkeit: Niedrig
  • Schwere: Gering
  • Gesamtrisiko: Niedrig

Wie werden Risiken bewertet? Hierzu habe ich einen eigenen Artikel zum Thema Risikobewertung und Risikomatrix verfasst, den ihr HIER findet oder über die Leitfaden-Übersicht). Bitte lest ihn euch aber erst durch, wenn ihr diesen Blogartikel hier durchgearbeitet habt, damit ihr euch nicht verzettelt oder den Faden verliert. ;-)

Maßnahmen zur Risikominderung

Legt Maßnahmen fest, um die Risiken zu minimieren oder zu eliminieren:

Mechanische Risiken: Verwendung von abgerundeten Ecken oder hochwertiger Bindung

Chemische Risiken: Zertifizierte, schadstofffreie Farben und Materialien

Inhaltliche Risiken: Lizenzprüfung für Bilder, Texte oder andere verwendete Materialien. Ggf. Haftungsausschluss für die im Buch vorkommenden Ratschläge oder Informationen. Warn- oder Nutzungshinweise

Beispiel
Maßnahme: Einsatz von FSC-zertifiziertem Papier und nachgewiesener schadstofffreier Druckfarbe.

Zertifikate anfordern, z.B.

REACH- und/oder FSC-Zertifikate für schadstofffreie Materialien

Dokumentation

Erstellt eine schriftliche Aufzeichnung der Risikoanalyse, die folgende Komponenten enthält:

  • Produktbeschreibung
  • Identifizierte Risiken
  • Bewertung der Risiken (Wahrscheinlichkeit und Schwere)
  • Maßnahmen zur Risikominderung
  • Haltet fest, welche Standards oder Zertifikate (z. B. FSC, CE-Kennzeichnung) die Sicherheit des Produkts gewährleisten.

Überprüfung und Aktualisierung

Überprüft die Risikoanalyse regelmäßig, insbesondere bei:

  • Änderung des Designs oder der Materialien
  • Einführung neuer Produkte
  • Rückmeldungen von Kunden oder Behörden

Ändert sich am Buch nichts und gibt es keine Beanstandungen von Kundinnen oder Kunden oder Behörden, müsst ihr die Analyse auch nicht überprüfen.

Beispiel-Risikoanalyse für ein gedrucktes Buch

KategorieBeschreibung des RisikosWahrscheinlichkeitSchwereGesamtrisikoMaßnahmen zur Risikominderung
Mechanische GefahrenPapier-SchnittNiedrigGeringNiedrigVerwendung von glatten Kanten und stabiler Bindung
Chemische GefahrenSchadstoffe in DruckfarbenNiedrigMittelNiedrigVerwendung von schadstofffreien, zertifizierten Farben
Thermische GefahrenBrandgefahrNiedrigMittelNiedrigLagerung unter normalen Bedingungen

Hinweis:
Die Tabelle ist nur beispielhaft und enthält nicht alle möglicherweise relevanten Aspekte, die für euer Buch anzuwenden sind. Bitte überprüft selbst, welche Bereiche eure Risikoanalyse enthalten muss.

Praktische Tipps zur Umsetzung der Risikoanalyse:

Nutzt Vorlagen: Excel-Tabellen oder ähnliche Tools können helfen, die Analyse strukturiert zu dokumentieren.

Sucht euch externe Unterstützung: Zieht eure Druckerei oder einen Fachberater hinzu, um relevante Informationen zu Materialien und Produktion zu erhalten.

Die einmalige Prüfung ist ausreichend: Wenn sich am Produkt nichts ändert, genügt eine einmalige Analyse.

Um euch die Sache noch weiter zu erleichtern, habe ich euch eine Mustervorlage zur Risikoanalyse in Excel erstellt, die ihr euch im Downloadbereich dieses Leitfadens herunterladen und verwenden dürft.

Beachtet dabei aber bitte unbedingt, dass die darin eingetragenen Werte nur Beispiele sind und dass ihr selbst die Risiken für jedes einzelne Buch einschätzen und die Maßnahmen festlegen müsst.

Downloadbereich Mustervorlagen Excel-Tabelle zur Risikoanalyse

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Die Risikoanalyse bei Veröffentlichung im PoD-Verfahren

Ja, auch hier muss eine Risikoanalyse stattfinden, aber in einem sehr begrenzten und überschaubaren Umfang. Warum ist das so?

Als Selfpublisher oder Selfpublisherin seid ihr der Inverkehrbringer bzw. die Inverkehrbringerin des Produkts (Buch) und damit grundsätzlich für die Sicherheit des Produkts verantwortlich. Auch bei Print-on-Demand bleibt die inhaltliche Verantwortung bei euch.
Ihr steht als die Person, die das Buch unter ihrem Namen (oder Pseudonym) veröffentlicht, quasi an der Spitze der Nahrungskette. Das ist in etwa so wie beim Verpackungsgesetz. Auch da geltet ihr als Autorin oder Autor als Erst-Inverkehrbringer/in von Verpackungen, wenn ihr Bücher versendet und müsst euch an die Regelungen des Verpackungsgesetzes halten, selbst wenn ihr gebrauchte Verpackungen nutzt.

Der PoD-Dienstleister (Distributor) trägt in der Regel die Verantwortung für die technische Produktsicherheit (z. B. Qualität des Papiers, schadstofffreie Farben, Bindung usw.), da er die physische Herstellung steuert.

Was bleibt weiterhin eure Pflicht?

Ihr seid für die inhaltliche Sicherheit des Buches verantwortlich.
Ihr steht für alle inhaltlichen Aspekte gerade, z. B. keine gesundheitsgefährdenden Ratschläge in einem Ratgeberbuch, keine rechtlich bedenklichen Inhalte, keine Persönlichkeits- oder Urheberrechtsverletzungen.

Ihr müsst eine Basisüberprüfung der physischen Produktsicherheit durchführen.
Auch wenn der Distributor die technische Produktsicherheit sicherstellt, solltet ihr grundlegende Risiken bewerten, z. B.:

Mechanische Risiken (z. B. scharfe Kanten bei gedruckten Büchern)
Chemische Risiken (z. B. schadstofffreie Farben)

Ihr müsst Angaben zur Rückverfolgbarkeit bereitstellen.
Das Buch sollte Informationen enthalten, die Rückfragen ermöglichen (z. B. Hinweis auf den Distributor im Impressum und eine elektronische Kontaktadresse, auch zu euch).

Beachtet hierzu bitte die Angaben, die euer jeweiliger Dienstleister zu diesem Punkt zur Verfügung stellt. Zum aktuellen Zeitpunkt (19.12.2024) hat zum Beispiel Tolino Media bereits auf der Website klargestellt, dass ihr, wenn ihr dort veröffentlicht, keine Hinweise auf die Produktsicherheit ins Impressum aufnehmen müsst, da die Druckerei dies bereits automatisch übernimmt. Die Quelle hierzu findet ihr HIER sowie in den Quellenangaben und weiterführenden Links.
Andere PoD-Anbieter werden wahrscheinlich in absehbarer Zeit ähnliche Regelungen treffen und verlautbaren. Recherchiert also bitte hierzu selbst bei eurem Anbieter oder fragt dort nach, wie dies im Einzelnen gehandhabt wird.

Wie führe ich als Selfpublisherin bzw. Selfpublisher eine Risikoanalyse durch, wenn ich Bücher im Print on Demand-Verfahren veröffentliche?

Wie bereits erwähnt, ist die Risikoanalyse für Bücher im PoD-Verfahren sehr überschaubar. Dennoch solltet ihr sie gewissenhaft durchführen, um bei Rückfragen jeglicher Art gerüstet zu sein und nicht erst im Falle eines Falles hektisch alles zusammensuchen zu müssen.

Was muss die Risikoanalyse enthalten?

Produktbeschreibung

Beschreibung des Buchs: z. B. „Mein erster Roman, ISBN 978-3-xxxxxx-xxx-x, Gedrucktes Buch im Softcover, 200 Seiten, hergestellt über den Print-on-Demand-Dienstleister [Name des Distributors].“

Identifikation möglicher Risiken

Mechanische Gefahren
Beispiel: „Papier-Schnitt durch Seiten.“ (Wahrscheinlichkeit: gering, Schwere: gering)

Chemische Gefahren
Beispiel: „Schadstoffe in der Druckfarbe.“ (Wahrscheinlichkeit: sehr gering, Schwere: mittel – vom Distributor abgedeckt.)

Inhaltliche Gefahren
Beispiel: Urheberrechtsverletzungen oder fehlerhafte oder fehlende Informationen zu Copyright, Lizenzen (z.B. bei verwendeten Bildern) oder zu rechtlichen Voraussetzungen, Anwendungs- oder Nutzungshinweisen (relevant hauptsächlich bei Ratgebern und wissenschaftlichen Werken).

Beispiel: „Unzureichend gekennzeichnete Warnungen in einem Kinderbuch“ oder „Rechtlich bedenkliche Inhalte.“

Bewertung der Risiken

Wahrscheinlichkeit des Auftretens
Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Risiko eintritt? (Niedrig, Mittel, Hoch)

Schwere der Folgen
Welche Auswirkungen hätte das Risiko, wenn es eintritt? (Gering, Mittel, Hoch)

Maßnahmen zur Risikominderung

Mechanische und chemische Risiken
Verlasst euch auf den Dienstleister und fordert von diesem schriftliche Zusicherungen zur Einhaltung von Produktsicherheitsstandards (z. B. schadstofffreie Farben, FSC-zertifiziertes Papier) an.

Inhaltliche Risiken
Prüft sorgfältig alle Inhalte auf rechtliche und sicherheitstechnische Konformität.

Rückverfolgbarkeit

Setzt einen Hinweis ins Impressum, dass das Buch im PoD-Verfahren hergestellt wurde, inkl. Angabe des Dienstleisters.

Dokumentation

Haltet die Analyse schriftlich fest, auch wenn sie kurz und einfach ist.

Beispiel: „Die Sicherheit des Buches wurde geprüft. Risiken wie mechanische Verletzungen (Papier-Schnitt) sind gering. Die Chemische Sicherheit wurde durch den Distributor zugesichert.“

Beispiel für eine Basis-Risikoanalyse (zusammengefasst):

RisikoBeschreibungWahrscheinlichkeitSchwereMaßnahme
Mechanische GefahrenPapier-Schnitt an SeitenkantenNiedrigGeringVerwendung von Papier mit glatten Kanten
Chemische GefahrenSchadstoffe in DruckfarbenSehr geringMittelNachweis vom Distributor über schadstofffreie Farben
Inhaltliche GefahrenFehlende AlterskennzeichnungNiedrigMittelAltersgerechte Kennzeichnung hinzufügen
RückverfolgbarkeitNicht zuordenbare ProduktionsdetailsMittelHochAngabe des Distributors und Produktionsmethode im Impressum

Hinweis
Die Tabelle ist nur beispielhaft und enthält nicht alle möglicherweise relevanten Aspekte, die für euer Buch anzuwenden sind. Bitte überprüft selbst, welche Bereiche eure Risikoanalyse enthalten muss.

Um euch die Sache noch weiter zu erleichtern, habe ich euch eine Mustervorlage zur Risikoanalyse in Excel erstellt, die ihr euch im Downloadbereich dieses Leitfadens herunterladen und verwenden dürft.

Beachtet dabei aber bitte unbedingt, dass die darin eingetragenen Werte nur Beispiele sind und dass ihr selbst die Risiken für jedes einzelne Buch einschätzen und die Maßnahmen festlegen müsst.

Downloadbereich Mustervorlagen Excel-Tabellen zur Risikoanalyse

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Die Risikoanalyse für Werbemittel und/oder Merchandise-Produkte, die ihr selbst herstellen lasst und vertreibt, verlost oder verschenkt

Die Risikoanalyse für Werbemittel und Merchandise-Produkte entspricht von ihrem Umfang her der für selbst gedruckte Bücher. Da ihr als Auftraggeber oder Auftraggeberin auch hier an der Spitze der Nahrungskette steht, habt ihr die volle Verantwortung für die produzierten Produkte. Informiert euch für jedes einzelne Produkt genau, welche Aspekte sicherheitsrelevant sind und prüft die Druckereien oder Hersteller daraufhin, ob sie EU-konform arbeiten und entsprechende Informationen zu Zertifikaten und Nachweisen bereitstellen. Fragt ggf. aktiv danach.

Auch hier gibt es PoD-Anbieter, die für einen Teil der Risiken selbst die Verantwortung übernehmen, aber wenn ihr bestimmte Stückzahlen auf einmal abnehmt, seid ihr voll in der Pflicht.

Hier noch einmal die einzelnen Schritte der Risikoanalyse:

Vorbereitung und Zieldefinition

Stellt sicher, dass euer Produkt den Anforderungen der Produktsicherheitsverordnung entspricht und keine Gefahr für Verbraucher darstellt.

Definiert, welcher Art das Produkt ist, das ihr herstellen wollt, also zum Beispiel Lesezeichen aus Pappe, Metall oder Kunststoff, Stoffbeutel mit Coveraufdruck, Plüschtier, Kissen mit Daunenfüllung, Mousepad, Gummibärchentüte mit Coveraufdruck, Adventskaleder mit Cover- und Logoaufdruck etc.

Produktbeschreibung

Beschreibt das Produkt und seine Bestandteile im Detail:

Beispiele:

Lesezeichen aus 300 g Karton, gedruckt auf FSC-zertifiziertem Papier, Klebebindung, schadstofffreie Druckfarben.

Tragetasche mit Coveraufdruck, schadstofffreies Material und Druckfarben, Herkunft des Materials [ggf. Herkunft einfügen), zertifiziert nach [entsprechende Zertifikate einfügen]

Identifikation von Risiken

Überlegt euch genau, welche Gefährdungen vom Produkt ausgehen könnten:

Mechanische Risiken
Verletzungen durch scharfe Kanten, Verschlucken von Kleinteilen, Nicht-Essbarkeit von Gegenständen, die wie Lebensmittel aussehen, Unverträglichkeiten oder Allergene bei zum Beispiel Süßigkeiten mit Cover- oder Logoaufdruck.

Chemische Risiken
Schadstoffe in Papier, Trägermaterialien oder Farben.

Thermische Risiken
Entflammbarkeit des Materials.

Technische Risiken (für digitale oder elektronische Produkte)
Viren in Dateien, Kompatibilitätsprobleme, Nichteignung für Einsatz in Wasser usw.

Inhaltliche Risiken
Urheberrechtsverletzungen sowie fehlende oder fehlerhafte Informationen auf der Verpackung oder dem Produkt selbst oder auf dem Beipackzettel.

Bewertung der Risiken

Jedes Risiko wird anhand von zwei Kriterien bewertet:

Wahrscheinlichkeit des Auftretens

  • Niedrig: Selten bis unwahrscheinlich
  • Mittel: Möglicherweise vorkommend
  • Hoch: Sehr wahrscheinlich

Schwere der Folgen

  • Gering: Keine oder geringe Verletzungen
  • Mittel: Moderate Auswirkungen, z. B. kleinere Verletzungen
  • Hoch: Ernsthafte gesundheitliche oder rechtliche Konsequenzen

Beispiel für Lesezeichen aus Papier oder Karton:

Risiko: Papier-Schnitt.

  • Wahrscheinlichkeit: Niedrig.
  • Schwere: Gering.
  • Gesamtrisiko: Niedrig.

Hinweis
Es gibt im Internet Listen mit möglichen Risiken für alle möglichen Produkten. Informiert euch genau, was auf euer Produkt zutreffen könnte.

Maßnahmen zur Risikominderung

Setzt Maßnahmen fest, um die Risiken zu minimieren oder zu eliminieren:

Mechanische Risiken
Verwendung von abgerundeten Ecken, keine losen Teile, die scharfe Kanten haben oder leicht verschluckt werden können (besonders bei Produkten für Kinder und Spielzeug)

Chemische Risiken
Zertifizierte, schadstofffreie Farben und Materialien.

Technische Risiken
Regelmäßige Prüfung der Funktionen elektronischer Bestandteile, ggf. Virenprüfung von digitalen Dateien.

Inhaltliche Risiken
Lizenzprüfung für Bilder, Texte oder andere verwendete Materialien, Prüfung der Angaben und Warnhinweise auf dem Produkt, der Verpackung und/oder im Beipackzettel auf Korrektheit und Vollständigkeit.

Wichtiger Hinweis
Beachtet, dass es für Bilder und Fotos oft erweiterte Lizenzen gibt, laut denen eine Kennzeichnung des Urhebers nicht notwendig ist und/oder die notwendig sind, wenn ihr Merchandise-Artikel weiterverkaufen möchtet.

Beispiele für typische Goodies

ProduktRisikoartBeschreibung des RisikosWahrscheinlichkeitSchwereMaßnahmen
StoffbeutelChemische GefahrenSchadstoffe in Textilien oder FarbenGeringMittelVerwendung zertifizierter Materialien
TassenThermische GefahrenRisse oder Absplitterungen bei HitzeGeringMittelTests auf Hitzebeständigkeit durchführen

Hinweis
Die Tabelle ist nur beispielhaft und enthält nicht alle möglicherweise relevanten Aspekte, die für euer Buch anzuwenden sind. Bitte überprüft selbst, welche Bereiche eure Risikoanalyse enthalten muss.

Zertifikate anfordern, z.B.

CE-Kennzeichnung für technische und viele andere physische Produkte
REACH-Zertifikate für schadstofffreie Materialien

Dokumentation

Erstellt eine schriftliche Aufzeichnung der Risikoanalyse:

  • Produktbeschreibung
  • Identifizierte Risiken
  • Bewertung der Risiken (Wahrscheinlichkeit und Schwere)
  • Maßnahmen zur Risikominderung

Haltet fest, welche Standards oder Zertifikate (z. B. FSC, CE-Kennzeichnung) die Sicherheit des Produkts gewährleisten.

Überprüfung und Aktualisierung

Überprüft die Risikoanalyse regelmäßig, insbesondere bei:

  • Änderung des Designs oder der Materialien
  • Einführung neuer Produkte
  • Rückmeldungen von Kunden oder Behörden

Um euch die Sache noch weiter zu erleichtern, habe ich euch Mustervorlage zur Risikoanalyse für die gängigen Merchandise-Artikel und Werbemittel in Excel erstellt, die ihr euch im Downloadbereich dieses Leitfadens herunterladen und verwenden dürft.

Hinweis
Beachtet dabei aber bitte unbedingt, dass die Tabellen eine rechtliche Beratung nicht ersetzen, keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit erheben und die darin eingetragenen Werte nur Beispiele sind und dass ihr selbst die Risiken für jedes einzelne Produkt einschätzen und die Maßnahmen festlegen müsst.

Downloadbereich Mustervorlagen Excel-Tabellen zur Risikoanalyse

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