Die VG Wort: Was ist das und was muss ich tun?

Immer wider kommt in Autor:innenforen, -gruppen und -vereinigungen sowie in privaten Gesprächen unter Kolleg:innen das Thema VG Wort auf. Hauptsächlich immer dann, wenn jemand eine Frage zu dieser Verwertungsgesellschaft hat oder vielmehr dazu, ob, wie und wann man denn nun welche Art von Bücher, eBooks, Hörbüchern, Onlineartikeln usw. dort melden kann. Damit ich nicht immer und immer wieder dieselben ausführlichen Antworten geben muss, habe ich mich entschieden, einen Leitfaden zu erstellen, der zumindest die wichtigsten Fragen rund um alle Möglichkeiten für Schriftsteller:innen in den Bereichen Belletristik/Roman und teilweise auch Kinder-/Jugendbuch sowie Blogs beantworten soll. Alle übrigen Themen wie Sach- und wissenschaftliche Literatur, Film, Fernsehen und so weiter werden vielleicht einmal folgen, doch dazu muss ich mich in diese Materie selbst erst einarbeiten.

Alles, was ich selbst schon an Erfahrungen gesammelt habe, lässt sich natürlich viel leichter und schneller in Schritt-für-Schritt-Anleitungen übertragen. Genauso gehe ich beim Erstellen dieses Leitfadens übrigens auch vor: Schritt für Schritt. Das heißt, ich schreibe mit, während ich eine Meldung erstelle oder eine Handlung auf der VG Wort-Website nachvollziehe, und erarbeite daraus dann eine Anleitung für dich.

Wer oder was ist die VG Wort überhaupt und (warum) muss ich mich da anmelden?

Das ist die allererste Frage, die sich Autor:innen stellen werden, die gerade erst ganz am Anfang ihrer Karriere stehen, ganz gleich, ob sie in einem Verlag oder im Selfpublishing veröffentlichen. Selbstverständlich kann man das alles auch auf der Website der VG Wort nachlesen. Zur Orientierung werde ich dir im laufenden Text immer wieder die entsprechenden Stellen verlinken, auf denen du die Merkblätter oder Erklärungstexte der VG Wort finden kannst.

Wenn dir aber das oftmals zugegebenermaßen wenig verständnisfreundliche Fachchinesisch dort erst einmal zu komplex ist, bist du hier richtig, um dir einen Überblick zu verschaffen, worum es überhaupt geht und was man bei der VG Wort wie und wann soll, muss, kann oder darf.

Was ist die VG Wort?

Wow! Du wusstest gar nicht, dass dein Buch auf derart viele Arten einfach so genutzt werden kann und darf? Daran denken wohl die Allerwenigsten, wenn sie ein Buch schreiben. Deshalb gibt es ja die VG Wort, die dafür sorgt, dass Schreibende aller Art “angemessen” für all diese und noch weitere Nutzungen ihrer Werke vergütet werden.

Ich setze das Wörtchen angemessen oben in Anführungszeichen, weil man selbstverständlich trefflich darüber streiten könnte, was nun wirklich angemessen ist, wenn es um die Vergütung von Nutzungsrechten unserer Werke geht. Doch das ist ein anderes Thema und ich möchte mich hier grundsätzlich darauf beschränken, dass wir ohne die VG Wort null und nichts für die genannten Nutzungen erhalten würden und dass die Gremien dort sicherlich ständig versuchen, die bestmögliche Vergütung mit den Einrichtungen, Unternehmen und Körperschaften auszuhandeln, die unsere Werke nutzen oder zur Nutzung freigeben.
Wenn du dich dafür interessierst, welche Rechte genau die VG Wort alles für dich wahrnehmen kann, wenn sie den auf dich und dein Werk zu treffen, dann empfehle ich dir die Lektüre des allgemeinen Merkblatts der VG Wort, zu finden auf der VG Wort-Website.

Wie kommst du nun in den Genuss dieser Vergütungen?

Der Wahrnehmungsvertrag

1. Du musst der schreibenden Zunft angehören, also Autor:in (Belletristik, Theater, Kinder-/Jugendbuch, Sachbuch, wissenschaftliche Werke usw.), Drehbuchautor:in, Journalist:in sein oder einem ähnlichen Beruf angehören. Auch Blogger:innen können in den Genuss von Vergütungen kommen.

2. Du schreibst und veröffentlichst Romane, Sach- und/oder Fachbücher, wissenschaftliche Werke, Kinder-und Jugendbücher, Drehbücher, Theaterstücke, Hörbücher, Hörspiele und artverwandte Texte und/oder Presse- und Zeitungsartikel in Deutschland und ggf. dem deutschsprachigen Ausland.

3. Du hast einen Wahrnehmungsvertrag mit der VG Wort abgeschlossen.

Hast du noch nicht? Dann tu das so bald wie möglich. Der Abschluss ist kostenlos und recht simpel.

Also … simpel im Sinne von: Datum und Unterschrift wirst du wohl ohne Probleme daruntersetzen können, nicht wahr? Abschicken dürfte auch kein Problem sein. ;-)

Die Wahrnehmungsberechtigten können folgenden sechs Berufsgruppen angehören und eine davon musst du entsprechend bei der Antragstellung angeben:

Berufsgruppe 1: Autoren und Übersetzer belletristischer und dramatischer Werke;
Berufsgruppe 2: Journalisten, Autoren und Übersetzer von Sachliteratur;
Berufsgruppe 3: Autoren und Übersetzer von wissenschaftlicher und Fachliteratur;
Berufsgruppe 4: Verleger belletristischer Werke und von Sachliteratur;
Berufsgruppe 5: Bühnenverleger;
Berufsgruppe 6: Verleger von wissenschaftlichen Werken und von Fachliteratur.

Herunterladen kannst du den Wahrnehmungsvertrag HIER.

=> Fülle den Vertrag aus und sende ihn genau nach den Anweisungen auf der verlinkten Seite an die VG Wort.

=> Solltest du dir den Vertrag komplett durchlesen? Selbstverständlich!
Nun ja … Du darfst es gerne versuchen. Falls du dabei jedoch einschläfst oder nach wenigen Seiten das Handtuch wirfst: Keine Sorge, das ist normal. Dieser Vertrag ist offensichtlich nicht dazu gedacht, ihn zu lesen, geschweige denn ihn zu verstehen. Ich bezweifle ehrlich gesagt, dass selbst die Verfasser ihn zur Gänze begreifen.

Spaß beiseite. Selbst wenn du schummelst und den Vertrag nur überfliegst, bevor du ihn unterzeichnest, verspreche ich dir, dass du weder deine Seele dem Teufel verkaufst noch den Kaufvertrag für eine Waschmaschine oder einen Düsenjet abschließt. Du stellst lediglich sicher, dass die VG Wort fortan auch für dich all die Rechte wahrnimmt, von denen du gar nicht wusstest, dass es sie gibt. Und gib’s zu, die meisten, die ich weiter oben genannt habe, hast du bis hierher schon wieder vergessen … ;-)

4. Sobald du das gegengezeichnete Exemplar von der VG Wort zurückerhalten hast, was durchaus ein Weilchen dauern kann, bist du wahrnehmungsberechtigt. So weit, so gut. Doch die Arbeit – ja, hast du gedacht, das ginge ohne dein Zutun? – fängt jetzt erst für dich an.

Was ist nun zu tun?

Ich schreibe hier aus Sicht der Romanautorin. Deshalb klammere ich vorerst den Bereich Wissenschaft, Journalismus, Film und Fernsehen etc. aus. Auf der Website der VG Wort gibt es Merkblätter und Hilfestellungen für diese Bereiche und vielleicht gehe ich zu einem späteren Zeitpunkt näher darauf ein.

Grundsätzlich, das gilt für ALLE schreibenden, muss man sich im Online-Portal T. O. M. (steht für Texte Online Melden) registrieren, damit man überhaupt die eben erwähnten Arbeiten erledigen kann. Ggf. erhältst du sogar schon mit dem Wahrnehmungsvertrag Hinweise dazu. Du kannst aber auch einfach das Portal aufrufen: https://tom.vgwort.de/portal/index

Den Link findet man auch über die Startseite der VG Wort-Website rechts oben unter „Meine VG Wort”. Wenn du darauf klickst, öffnet sich eine neue Seite, auf der du wiederum Zum Portal (für Urheber und Verlage) klickst. Wieder öffnet sich eine neue Seite, und dort kannst du dich registrieren und später dann auch einloggen.
Zum leichteren Auffinden kann man sich das Portal natürlich auch in den Favoriten des Webbrowsers abspeichern.

Apropos Abspeichern: BITTE (!) merk dir dein Passwort gut, speichere es in einem sicheren Passwortsafe in deinem Browser oder notiere es dir irgendwo, wo du es 1. leicht wiederfindest und 2. niemand sonst zugriff hat. Immer und immer wieder höre und lese ich von Kolleg:innen, dass sie ihr Passwort vergessen haben. Alle Jahre wieder sogar. Dabei ist dieses Passwort bares Geld wert! Bitte bitte gehe sorgsam damit um und sorge dafür, dass du es NICHT VERGESSEN kannst!

Der Inkassoauftrag fürs Ausland

Klingt gefährlich, ist es aber nicht. Sobald du in T.O.M. registriert bist, solltest du den Inkassoauftrag für das Ausland abschließen. Wo genau dieser eingesehen bzw. abgeschlossen werden kann, weiß ich tatsächlich nicht genau, weil es bei mir schon so lange her ist und ich in meinem T.O.M-Bereich nichts dazu erkennen kann. Merk dir nur: Inkassoauftrag abschließen, ganz wichtig. Denn damit stellst du sicher, dass du über die VG Wort auch Gelder aus den Verwertungen deiner Nutzungsrechte im deutschsprachigen Ausland erhältst. Die VG Wort hat nämlich entsprechende Kooperationen mit den dortigen Verwertungsgesellschaften geschlossen. Deine Bankverbindung musst du dort natürlich ebenfalls hinterlegen, damit du dein Geld dann auch pünktlich ausbezahlt bekommen kannst, und du muss angeben, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder nicht, damit die VG Wort ggf. die Umsatzsteueranteile bei manchen Tantiemen korrekt zusätzlich ausweisen (und überweisen) kann. Hierzu gibt es auch das Merkblatt Umsatzsteuer, das dir weitere Informationen zur Meldung deiner Umsatzsteuerpflicht gibt.

Schau auch unter dem Menüpunkt Stammdaten/Stammdaten ändern nach, ob dort alles korrekt eingetragen ist. Dort findet sich auch ein Link zu einer wichtigen PDF-Datei, nämlich “Pseudonyme melden”. Dies solltest du ebenfalls umgehend tun, wenn du nicht nur (oder gar nicht) unter deinem Realnamen, mit dem du den Wahrnehmungsvertrag geschlossen hast, deine Bücher oder anderen Schriften/Texte usw. veröffentlichst. Denn nur, wenn du der VG Wort alle deine Pseudonyme meldest, kann diese die entsprechenden Gelder für dich einkassieren. Wenn du bereits Pseudonyme gemeldet hast, erscheinen diese unten auf der Stammdaten-Seite in einer Tabelle mit dem Vermerk, ob sie geschlossen oder offen (gelüftet) sind.

VG Wort Newsletter

Den Newsletter der VG Wort solltest du bei diesem ersten Besuch nach deiner Registrierung in T.O.M. auch gleich abonnieren, denn damit bleibst du stets auf dem Laufenden über alle Themen, die im Hinblick auf die VG Wort und deren Arbeit wichtig und relevant sind. Auch Termine für Meldeschlüsse und dergleichen werden darin genannt. Die Newsletter sind übrigens auch öffentlich zugänglich, und zwar HIER.

Was du dir schon mal merken solltest

Archiv meiner T.O.M.-Meldungen

Wenn du dieses Archiv anklickst, findest du unter “Alle” sämtliche Meldungen der letzten 36 Monate, also Sprachtonträger/Audio-Downloads, Video-, Wissenschafts-, Presse-Repro-, Hörfunk- und Fernsehen-Meldungen, je nachdem, was alles gemeldet hat. Außerdem gibt es für jeden Bereich auch noch mal einen gesonderten Menüpunkt.

Es werden im Archiv generell nur Meldungen angezeigt, die nicht älter als 36 Monate sind. Deshalb lade ich mir zu jeder Meldung, die ich erstelle, immer das PDF herunter (wird automatisch generiert) und speichere es, damit ich einen kompletten Überblick habe, was ich wann gemeldet habe.

Die Übersicht über alle gemeldeten Texte im Internet (inkl. eBooks) findet man allerdings nicht in T.O.M., sondern im METIS Bereich.

Nicht verteilbare Einnahmen:

Hier solltest du ab und zu mal deinen Namen und ggf. deine Pseudonyme angeben und suchen lassen. Ich mache das meist einmal im Jahr zum Jahresende.

In seltenen Fällen haben Nutzer eine Werksnutzung bei der VG Wort anmeldet, die nicht oder nur manuell der/dem Autor:in zugeordnet werden können.

Sollte dort einmal etwas auftauchen, kannst du die jeweilige Ausschüttung per Mausklick für dich beanspruchen und erhältst sie dann bei der jeweiligen nächsten Ausschüttung.

Hast du alles erledigt? Dann kannst du dich nun in aller Ruhe noch ein bisschen in T.O.M umsehen, vielleicht erst mal die Krise kriegen, weil alles kompliziert aussieht, vielleicht aber auch schon ein bisschen herumprobieren. Auf jeden Fall bist du nun für den nächsten Schritt perfekt gerüstet:

Die Bibliothekstantieme der VG Wort: Titelmeldung

Solltest du bis hierhin Fragen haben, darfst du sie gerne in den Kommentaren stellen. Bei technischen Problemen wendest du dich aber am besten direkt an die Mitarbeiter:innen der VG Wort, zu finden unter: https://www.vgwort.de/kontakt.html