Der wohl größte und wichtigste Bereich bei der VG Wort, aus dem Autor:innen alljährlich Geld von der VG Wort erhalten, ist die Bibliothekstantieme. Der Name ist hierbei eigentlich selbsterklärend: Es handelt sich um Gelder (Tantiemen), die wir für die Ausleihen unserer gedruckten Werke in öffentlichen Bibliotheken erhalten.

Die Hauptausschüttung findet einmal jährlich, in der Regel Anfang Juli, statt. Hierzu versendet die VG Wort dann auch einen Ausschüttungsbrief, der aber auch in T.O.M. unter dem Menüpunkt =>Dokumente =>Ausschüttungsbriefe zu finden ist und dort noch viel ausführlicher ist als das, was man ggf. per Post erhält. Im Ausschüttungsbrief sind alle Titel, für die man Tantiemen erhält, genau aufgeschlüsselt.

Die Verlegerbeteiligung sieht vor, dass Verlage ebenfalls einen Anteil an den ausgeschütteten Geldern erhalten. Bei belletristischen Werken sind dies 30 Prozent.

Wenn du dich genauer über die Details und Hintergründe zur Bibliothekstantieme und der Arbeit der VG Wort informieren möchtest, lies das Merkblatt zur VG Wort für Urheber und Verlage.

Eine ganz gute Erklärung zur Bibliothekstantieme (und Sonderverteilung) findet sich übrigens auch im Bereich Kinder- und Jugendbücher, gilt aber natürlich auch für belletristische Werke, Sachbücher usw., und zwar HIER.

Damit man nun diese Geld erhält, muss man selbstverständlich erst einmal als Wahrnehmungsberechtigte:r bei der VG Wort registriert sein, sprich, einen Wahrnehmungsvertrag abschließen. Wie das geht und was dabei zu beachten ist, kannst du im Artikel Die VG Wort: Was ist das und was muss ich tun? nachlesen.

Ich gehe im Folgenden davon aus, dass du einen Wahrnehmungsvertrag mit der VG Wort geschlossen und dich auch bereits im Meldesystem T.O.M. registriert hast.

Was, du hast dein Passwort vergessen? Dann lies bitte den oben verlinkten Artikel auch noch einmal und nach dir bitte zukünftig einen Knoten ins Taschentuch oder ins Ohr oder wohin auch immer, damit du zukünftig dein Passwort IMMER griffbereit hast. ;-)

Als Nächstes solltest du alle deine bisher erschienenen gedruckten Bücher in T.O.M. melden. Bei belletristischen Titeln braucht man das zwar angeblich nicht zu tun, aber glaub mir: Sicher ist sicher und viel besser. Meiner Erfahrung nach greift das System der VG Wort nur dann zuverlässig auf alle deine Veröffentlichungen zurück und gleicht sie mit den Ausleihen der öffentlichen Bibliotheken ab, wenn du sie händisch im System hinterlegt hast.

Sach- und Fachbuchautor:innen und diejenigen, die Kinder- und Jugendbücher schreiben, müssen dies generell tun. Aber wie gesagt, auch wenn du Romane schreibst, nimm diesen Schritt ernst!

Es kann, je nachdem, wie viel du bereits geschrieben hast, ein bisschen Zeit in Anspruch nehmen, aber es lohnt sich auf jeden Fall. Außerdem enthält die folgende Anleitung auch noch den einen oder anderen Schritt, der dir generell zum Vorteil gereichen wird, nicht nur hinsichtlich der VG Wort.

Schritt für Schritt: Die Titelmeldung

Schritt 1: Erstelle Tabellen (ich empfehle Excel oder ein vergleichbares Programm) mit allen deinen Veröffentlichungen, und zwar Print, eBook, Hörbuch, Hörspiel, Theaterstücke und alle sonstigen Titel.

Wenn du Texte im Internet auf fremden Websites stehen hast, zum Beispiel Gastbeiträge in anderen Blogs oder Texte, die du für die Websites von Kund:innen verfasst hast, und sind diese Texte NICHT mit einer Zählmarke versehen, listet du sie am besten in einer eigenen Tabelle auf, die du regelmäßig um neue Texte ergänzt. Damit hast du einen Gesamtüberblick über alle Veröffentlichungen online und offline aus deiner Feder.

Was soll in diese Tabellen alles hinein?

Enthalten sollten deine Tabellen folgende Angaben in jeweils eigenen Spalten, damit du sie ggf. bei Bedarf sortieren kannst:

Titel, , ggf. Untertitel, Autor:innen-Name bzw. Pseudonym, Format (Taschenbuch, Hardcover, Paperback, Hörbuch, eBook et.), ISBN oder EAN (oder ASIN bei reinen Amazon-Veröffentlichungen), Verlag (oder Angabe Selfpublishing/verlagsunabhängig), Erscheinungstermin.

Optional kannst du auch noch weitere Spalten anlegen wie zum Beispiel Vertragsende, Datum der Rechterückgabe, Onlineshops, in denen der Titel verkauft wird (hierzu mehr in der Anleitung zur eBook-Meldung in METIS), Wörterzahl, Zeichenzahl und alles, was dir wichtig erscheint.

Dauer in Minuten und ggf. die Namen von Sprecher:innen sollte bei Hörbüchern und Hörspielen mit eingefügt werden, die Namen von Co-Autor:innen ggf. bei Anthologien und Gemeinschaftsprojekten.

Auch für alle deine Lizenzen (Übersetzungen, Filmrechte, Theaterstücke usw.), zu denen ja meist auch die Hörbücher und Hörspiele zählen, solltest du eine entsprechende Liste anlegen.

Das klingt nach enorm viel Arbeit? Ja, das kann es sein, wenn du schon viele Titel veröffentlicht hast. Aber glaub mir einfach: Wenn du diese Liste erstellt hast und selbstverständlich regelmäßig pflegst, wirst du sie lieben lernen. Alle Daten zu all deinen Veröffentlichungen auf einen Blick sind Gold wert, nicht nur bei der VG Wort.

Speichere deine Tabellen in einen eigenen Ordner, den du wiederum an einem Ort deines Computers ablegst, an den du dich ganz leicht erinnern kannst. Eine Verknüpfung auf dem Desktop kann übrigens auch nicht schaden. ;-)

Schritt 2: Jetzt machst du erst mal Pause und holst Luft, denn das war unter Umständen schon ein enormer Aufwand.

Schritt 3: Um nun deine gedruckten Bücher für die Bibliothekstantieme bei der VG Wort zu melden, rufst du erst einmal die Website der VG Wort auf: https://www.vgwort.de

Schritt 4: Dort klickst du =>Meine VG Wort an.

Schritt 5: Auf der Seite, die sich nun öffnet, klickst du =>Urheber und Verlage: zum Portal an.
Falls du bereits ein Lesezeichen gesetzt bzw. die Login-Seite von T.O.M. als Favorit im Browser angelegt hast, geht es natürlich viel schneller.

Schritt 6: Klick auf =>Einloggen und logge dich mit deinen Zugangdaten ein.

Schritt 7: Wenn du dir ansehen möchtest, welche Titel du ggf. schon gemeldet hast, klick auf =>Bibliothekstantieme =>Recherche in Titelanzeigen. Hier finden sich alle bisher gemeldeten Titel. Die Suchmaske ist übersichtlich, doch in der Regel wird man sie wohl eher selten benötigen, außer bei einer sehr großen Anzahl an gemeldeten Titeln.

Schritt 8: Um einen Titel zu melden, klick nun auf =>Bibliothekstantieme =>Titelanzeige.

Man kann alle (!) gedruckten Bücher melden, die in einem deutschen bzw. deutschsprachigen Verlag erschienen sind. Es muss eine ISBN vorliegen und das Buch sollte in der Deutschen Nationalbibliothek vorhanden sein. Die VG Wort greift auf deren Bestände zurück.

Übrigens: Autor:innen, die über KDP ihre Taschenbücher oder Hardcover veröffentlichen, werden ihre Titel oft nicht über das System der VG Wort finden, wenn sie nicht zuvor selbst Exemplare an die Deutsche Nationalbibliothek geschickt haben. Wenn du rein über KDP veröffentlichst, solltest du also nicht vergessen, die Pflichtexemplare dort einzureichen. dies musst du gesetzlich sowieso, aber vielleicht hast du das ja vergessen oder wusstest es überhaupt nicht.

Die Deutsche Nationalbibliothek

Um zu prüfen, ob und wie genau die eigenen Bücher in der DNB gelistet sind, kann man hier recherchieren: https://portal.dnb.de/opac.htm Dies hilft manchmal auch, wenn die Eingabemaske in T.O.M. nichts findet. Manchmal sind die Titel in der DNB etwas seltsam aufgeführt.

Wichtig: Man kann auch sämtliche gedruckten Lizenzausgaben melden, ob Buchclub, Weltbild, Auslandslizenzen oder was auch immer. Die Lizenzgeber (also der Verlag, der die Lizenz vergeben hat oder du, wenn du selbst eine Lizenz erteilt hast) sind verpflichtet, Belegexemplare der lizenzierten Bücher an die DNB zu übersenden. Mehr Infos findest du hierzu auf der Webseite der Deutschen Nationalbibliothek.

Auch deshalb ist eine regelmäßige Recherche in der Datenbank der DNB sinnvoll. Dort findet man unter dem eigenen Namen bzw. Pseudonym nämlich irgendwann alle diese Lizenzen. Das ist vor allen Dingen dann hilfreich, wenn man die Titel der Übersetzungen nicht kennt.

Wichtig zu wissen:

Es kann bis zu drei Jahre dauern, manchmal auch länger, bis man über die Hauptausschüttung etwas bekommt. Das liegt daran, dass die Hauptausschüttung eines Jahres auf Erhebungen basiert, die bis zu drei Jahre in der Vergangenheit liegen.

Deshalb gibt es alle drei Jahre die Sonderverteilung Bibliothekstantieme (auch manchmal Sonderausschüttung Bibliothekstantieme genannt) für alle, die in den vorausgehenden drei Jahren kein (also wirklich gar kein) Geld aus der regulären Ausschüttung erhalten haben. Hat man nur für ein einziges Buch etwas bekommen, und seien es auch nur Peanuts, kann man leider mit allen anderen Büchern nicht an der Sonderausschüttung teilnehmen. Auch nicht, wenn sie unter einem anderen Pseudonym erschienen sind.

Mehr dazu findest du hier: Sonderverteilung Bibliothekstantieme

Die Sonderverteilung Bibliothekstantieme ist übrigens nicht zu verwechseln mit der METIS Sonderausschüttung! Die ist etwas gänzlich anderes, siehe den verlinkten Beitrag.

Schritt 9: Die Eingabemaske der Titelmeldung ist äußerst minimalistisch aufgebaut. Man könnte meinen, die Titelsuche müsste entsprechend einfach sein. Ist sie auch, in neun von zehn Fällen.

Man gibt entweder den Buchtitel ein oder/und die ISBN und/oder den Autorennamen bzw. das Pseudonym und klickt auf =>Werk suchen. Normalerweise spuckt das System sofort das richtige Buch aus. Hin und wieder aber auch nicht.

Warum nicht?

Die Gründe können vielfältig sein, und nicht immer findet man heraus, woran es liegt oder wo es hakt.

Mögliche Probleme:

a) Das Buch ist noch nicht erschienen. In dem Fall übernimmt das System der VG Wort den Titel noch nicht, auch wenn er in der DNB bereits angekündigt ist. Hier heißt es abwarten, bis das Buch erschienen ist. Nur wenig später sollte es auch gemeldet werden können.

b) Titel/Name/ISBN werden weder einzeln noch kombiniert gefunden. Hier bietet sich die Suche in der DNB an. Wenn der Titel dort vorhanden ist, kann man erst einmal versuchen, mit Copy & Paste die ISBN aus der DNB in das entsprechende Feld der Titelmeldung zu kopieren. Sollte auch das nichts nützen, muss man sich in der DNB den Titel ganz genau ansehen. Sind dort Tippfehler oder ungewöhnliche Zeichen, Leerzeichen oder so etwas vorhanden? Dann kann man versuchen, diese genau zu kopieren. Auch Umlautunterschiede oder -fehler können dazu führen, dass das VG Wort-Meldesystem einen Titel nicht findet.

Möglicherweise muss man bei der Suche kreativ werden. Neben den Eingabefeldern findet man jeweils ein eingekreistes „i”. Wenn man darauf klickt, bekommt man ein paar Hilfestellungen:

Hilfe-Text Titel
Sie haben die Möglichkeit mit sogenannten Wildcards zu suchen. Geben Sie als Ersatz für Wörter oder einen Wortteil einen * ein. Beispiel: “Lieb*” findet z.B. Liebe ist stärker als der Tod, Liebe ist Quatsch, usw.
Werden keine passenden Treffer gefunden, versuchen Sie die Suche mit und ohne führenden Artikel. Beispiel Mädchen oder Das Mädchen.

Hilfe-Text ISBN
Sie haben die Möglichkeit die ISBN mit oder ohne Bindestriche zu suchen. Die European Article Number entspricht der ISBN ohne Bindestriche. Die Nummer ist von der Stellenanzahl korrekt anzugeben.

Hilfe-Text Pseudonym/Name
Standardmäßig wird nach Ihren gemeldeten Namen oder Pseudonymen in den Personendaten der DNB gesucht. Bei älteren Büchern stehen die Beteiligten oft nur im Titelfeld. Das könnte der Grund sein, dass das gesuchte Werk mit Ihrer Beteiligung nicht gefunden wird.
Sie haben die Möglichkeit mit dem Auswahlschalter die Suche nach eigenen Namen oder Pseudonymen im Titelfeld zu aktivieren. Recherchen im Katalog der Deutschen Nationalbibliothek.

Sollte wider Erwarten überhaupt nichts funktionieren, kann man natürlich auch bei der VG Wort anrufen und um Hilfe bitten: Kontakt zur VG Wort

Übrigens erkennt das System natürlich, wenn du ein Buch bereits gemeldet hast, uns gibt eine entsprechende Meldung aus. Doppelmeldungen sind also nicht möglich.

Schritt 10: Hast du deinen Titel gefunden? Wunderbar, dann klickst du auf =>Werk hinzufügen. Damit ist dein Buch ins System aufgenommen. Du kannst nun entweder weitere Titel suchen und melden oder T.O.M. verlassen.

Wenn du alle Titel gemeldet hast, ist hinsichtlich der Bibliothekstantieme deine Mission erfüllt.

Hier bewährt sich übrigens bestimmt bereits die zuvor angelegte Liste aller Titel. Denk aber unbedingt daran (Knoten ins Ohr und Erinnerung auf Handy und Computer einrichten!), Neuerscheinungen, Lizenzen und Neuauflagen mit neuer ISBN (nicht die regulären weiteren Auflagen eines Buches, wenn es nachgedruckt wird) in das Formular zur Titelmeldung einzutragen. Entweder gleich nach Erscheinen oder einmal pro Jahr gesammelt.

Einen Meldeschluss gibt es bei der Titelmeldung allerdings nicht.

Was ist noch zu beachten, wenn es um die Titelmeldung geht?

Du musst auch bei Neuauflagen immer daran denken, diese zu melden, jedoch nur, wenn sich die ISBN des Titels geändert hat. Zum Beispiel, wenn der Verlag nach einer Hardcover-Ausgabe nun ein Taschenbuch oder ein anderes Format herausbringt. Aber auch, wenn du die Rechte eines Titels zurückerhalten hast und ihn entweder in einem anderen Verlag neu veröffentlicht oder ihn im Selfpublishing selbst noch einmal herausgebracht hast.

Apropos Rechterückgabe und Verlagsbeteiligung

Nach jeder Titelmeldung zeigt die Website eine Nachricht an, dass standardmäßig der Verlag an den Hauptausschüttungen beteiligt wird.

Wenn jedoch das Buch nicht in einem Verlag erschienen ist, sondern im Selfpublishing oder/und wenn du inzwischen die Rechte an dem Titel vom Verlag zurückerhalten hast, fällt diese Verlegerbeteiligung weg. Allerdings nicht automatisch. Du musst so einen Rechterückruf schriftlich bei der VG Wort anzeigen. Hierzu spuckt die eben genannte Nachricht auch gleich einen Link aus, damit man das Formular herunterladen kann. Man findet es unabhängig davon auch in den Downloads.

Sorge unbedingt dafür, dass du bei einem Rechterückfall immer (!) etwas Schriftliches von Verlag erhältst, das die Rückgabe der Rechte an dich bestätigt. Auch dann, wenn ein Verlagsvertrag regulär ausläuft und damit die Rechte automatisch an dich zurückfallen. Oft reicht nämlich das Vertragsende als Nachweis nicht aus (auch bei anderen Instanzen, bei denen man seine Rechte am Werk nachweisen muss). Bitte den Verlag um eine kurze Bestätigung, auch per E-Mail, und speichere sie sicher ab.

Die VG Wort wird solch einen Nachweis mit Sicherheit anfordern, wenn du ihn nicht sowieso gleich mit deiner Erklärung zum Rechterückfall einreichst.

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