Europäische Produktsicherheitsverordnung (GPSR): Pflichten für Autorinnen und Autoren, die Buchbeigaben, Merchandise-Produkte, Goodies und andere Werbemittel herstellen lassen

Autorinnen und Autoren, die, unabhängig davon, ob sie in Verlagen oder im Selfpublishing veröffentlichen, zusätzlich zu ihren Büchern Beigaben wie Merchandise-Produkte, Goodies oder sonstige Werbematerialien anbieten, müssen sich auf Mehrarbeit einstellen. Diese Produkte unterliegen nämlich ebenfalls der Europäischen Produktsicherheitsverordnung (GPSR), da sie als Verbraucherprodukte gelten. Dabei ist es nebensächlich, ob ihr diese Artikel verkauft, verschenkt oder verlost. Sobald ihr diejenigen seid, die die Produktion dieser Artikel in Auftrag geben, und für deren Inverkehrbringen sorgen, auf welchem Weg auch immer, seid ihr hinsichtlich der Produktsicherheit in der Pflicht.

Risikoanalyse

Hinsichtlich der Risikoanalyse habe ich im Folgenden ein paar Beispiele aufgeführt. Selbstverständlich gibt es noch unzählige weitere mögliche Artikel wie Kugelschreiber, T-Shirts, Kappen, Seife, Streichholzschachteln, Taschenwärmer uvm. Auch Adventskalender (mit Schokolade oder zum selbst Befüllen) gehören dazu oder Süßigkeiten mit eurem Namen oder Buchcover als Aufdruck. Auch gedruckte Lesezeichen, Charakterkarten, Postkarten, Poster, Broschüren usw. sind Werbemittel, die ihr berücksichtigen müsst.

Grundsätzlich seid ihr für alles, was ihr in dieser Hinsicht selbst herstellen lasst und an andere Menschen weitergebt, verantwortlich und müsst die Regelungen zur Produktsicherheit einhalten und eine Risikoanalyse durchführen.

Lässt euer Verlag diese Artikel herstellen, müsst ihr hingegen nichts tun, dann ist der Verlag Hersteller und muss die Anforderungen der Produktsicherheitsverordnung einhalten.

Um euch die Sache etwas zu erleichtern, habe ich einige Mustervorlagen in Excel erstellt, die ihr im Downloadbereich dieses Leitfadens findet.

Hinweis
Beachtet aber bitte, dass dies nicht eine rechtliche Beratung ersetzt und dass diese Vorlagen keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit erheben. Es sind lediglich Hilfsmittel, die ich selbst als Grundlage für meine Risikoanalysen nutze.

Beispiele für Buchbeigaben und ihre Risiken

Produkt	Risikoart	Beschreibung des Risikos	Wahrscheinlichkeit	Schwere	Maßnahmen
Stoffbeutel	Chemische Gefahren	Schadstoffe in Textilien oder Farben	Gering	Mittel	Verwendung zertifizierter Materialien
Lesezeichen aus Metall	Mechanische Gefahren	Verletzungen durch scharfe Kanten	Niedrig	Gering	Abgerundete Kanten verwenden
Tassen	Thermische Gefahren	Risse oder Absplitterungen bei Hitze	Gering	Mittel	Tests auf Hitzebeständigkeit durchführen
Schlüsselanhänger	Verschluckbare Teile	Gefahr für Kinder	Mittel	Hoch	Warnhinweise für Kinder unter 3 Jahren

Diese Tabelle ist natürlich hinsichtlich der Gefahrenquellen nicht vollständig. Jedes Produkt kann mehrere Sicherheitsfaktoren aufweisen, die jeweils einzeln aufgelistet werden müssen. Oftmals findet man bereits bei den Anbietern für Merchandise-Artikeln entsprechende Hinweise, die man übernehmen kann.

Den Downloadbereich mit Excel-Tabellen für die Risikoanalysen der gängigsten Werbemittel findet ihr HIER.

Die schriftliche Dokumentation muss mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden, so ist es in der GPSR vorgeschrieben.

Verantwortung für Goodies und Gewinnspiele

Wenn ihr Goodies im Rahmen von Buchboxen oder Gewinnspielen verteilt, seid ihr ebenfalls verpflichtet, die Produktsicherheit sicherzustellen. Dazu gehören:

Prüfung der Materialien und Herstellung

Eindeutige Kennzeichnung (z. B. Altersempfehlungen)

Dokumentation der Lieferanten und Produktionsbedingungen

Praktisches Beispiel

Wenn ihr in einer Buchbox eine Tasse und ein Notizbuch beilegt, stellt sicher, dass die Tasse keine Schadstoffe enthält und spülmaschinenfest ist (oder falls nicht, dass ein entsprechender Hinweis auf der Verpackung steht), und dass das Notizbuch mit schadstofffreien Farben und Materialien hergestellt wurde.

Artikelnummer, Charge, Auflage etc. – Die Rückverfolgbarkeit

Bei der Risikoanalyse allein bleibt es allerdings nicht. Zusätzlich müssen alle Artikel, die ihr herstellen lasst und verkauft oder sonstwie in Verkehr bringt (dazu gehört auch das Verschenken und Verlosen) mit einer eindeutigen Artikelnummer, Charge oder Auflage versehen sein, damit bei Beanstandungen das spezifische Produkt zurückverfolgt werden kann.

Bedeutet für uns: Wenn wir eine Auflage von zum Beispiel 250 Flyern drucken lassen, muss darauf neben den anderen Herstellerangaben (Adresse, E-Mail, ggf. Warnhinweise) auch eine Auflagennummer vermerkt sein, die ihr auch in euerer Risikoanalyse eintragen müsst, damit ihr immer wisst, zu welcher Auflage ein Flyer gehört.

Auf die Verpackung von Tassen, Beuteln, Kappen, Labels von Shirts usw. muss ebenfalls die Chargennummer vermerkt werden. Oder zumindest auf dem Beipackzettel. Ggf., falls vorhanden, ist auch die EAN (oder bei Druckwerken die ISBN oder ISSN) ausreichend. Informiert euch, ob euer Dienstleister eine solche Artikel- oder Chargennummer anbietet oder ob eine EAN auf Produkt oder Umverpackung aufgedruckt wird.

Wird seitens des Dienstleisters keine Chargen- oder Artikelnummer vergeben, könnt ihr das auch selbst tun. Nummeriert einfach die verschiedenen Werbemittel für euch intern durch und packt die jeweilige Nummer dann in die Risikoanalyse sowie auf Beipackzettel oder Umverpackung des Werbemittels.

Beispiel:

blaues Notizbuch: Artikelnummer 00001

grünes Notizbuch: Artikelnummer 00002

Lesezeichen für Roten Roman: Artikelnummer 00003

Lesezeichen anderes Motiv für Roten Roman: Artikelnummer 00004

Lesezeichen Gelber Roman: Artikelnummer: 00005

Stoffbeutel Autorinnenlogo: Artikelnummer 00006

Tasse mit Cover Gelber Roman: Artikelnummer 00007

… und so weiter und so fort.

Achtet darauf, dass ihr das jeweilige Produkt in der Risikoanalyse genau beschreibt.